Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hat die Aufgabe, alle nicht auf elektronischen Datenträgern vorhandenen Informationen aufzunehmen, zu verwalten und bei Bedarf visuell zur  Verfügung zu stellen. Die Informationen können entweder direkt von der Ausgangssoftware, z. B. Emails, oder auch durch Einleseverfahren (Scannen u.a.)  in die Systeme eingespeichert werden. Dabei wird der Einsatz einer aussagekräftigen Indizierung jeder Information für ihre Rückaufbereitung enorm wichtig.  Ein DMS ist modular aufgebaut und kann je nach Software Programmierung auch in Einzelmodulen erworben und eingesetzt werden.  Klassische Anwendungsbereiche eines DMS sind die Bürokommunikation und deren Archivierung. Als wesentliches organisatorisches Ziel eines jeden Betriebes  gilt daher der Einsatz eines papierlosen Büros.  Einerseits wird den immer höheren Logistikkosten Rechnung getragen, andererseits wird eine taggleiche Aktualität und Transparenz der betrieblichen Informationen erreicht.  Für diese Aufgabe bieten zahlreiche Softwarehäuser fertige Branchenlösungen in Form von Archivierungssoftware an.  Vielfach können sie modular an die Belange des Betriebes angepasst werden.  Voraussetzung für eine effiziente Nutzung solcher Software ist eine umfangreiche Recherche der eigenen Informationen und deren Klassifizierung bzw. Indizierung.